Έξοδα ταξιδιών // εκπίπτονται οι δαπάνες?

Ατομικός επιχειρηματίας, έμπορος, με απλογραφικά βιβλία ταξιδεύει εκτός της πόλης του, ή και της χώρας, είτε για να επισκεφτεί υπάρχοντες ή και πιθανούς μελλοντικούς προμηθευτές, είτε για να επισπευσθεί έκθεση του κλάδου του.

Η διαμονή, το φαγητό, τα εισιτήρια συμμετοχής σε έκθεση αν υπάρχουν, τα αεροπορικά εισιτήρια, τα διόδια και ο βενζίνες είναι δαπάνες που εκπίπτουν;

Αν ναι εκπίπτουν με δικαίωμα έκπτωσης του ΦΠΑ;

Αν μπαίνουν στα βιβλία ως έξοδα, χρειάζεται κάποια άλλη τεκμηρίωση για το λογιστικό αρχείο εκτός από τα παραστατικά;

Απάντηση:

Α.  ΚΦΕ

Ως γνωστό, ο ΚΦΕ ( Ν 4172/2013) καθιερώνει συγκεκριμένους κανόνες για την έκπτωση από τα ακαθάριστα έσοδα των επιχειρηματικών δαπανών, των ασκούντων επιχειρηματική δραστηριότητα, είτε είναι φυσικά πρόσωπα, είτε είναι νομικά πρόσωπα ή νομικές οντότητες και ανεξαρτήτως της κατηγορίας των τηρούμενων βιβλίων (απλογραφικά ή διπλογραφικά). Έτσι, με τις διατάξεις του άρθρου 22, ως άνω, τίθεται  γενικός κανόνας για την έκπτωση των επιχειρηματικών δαπανών, υπό την έννοια ότι εκπίπτουν όλες οι δαπάνες, κατ’ αρχήν, που πραγματοποιούνται προς το συμφέρον της επιχείρησης και επιπλέον πληρούν τα λοιπά κριτήρια του νόμου. Επισημαίνεται πάντως, ότι το ως άνω άρθρο συνδέεται και πρέπει να συνεξετάζεται με το άρθρο 23, το οποίο αναφέρεται στις μη εκπιπτόμενες επιχειρηματικές δαπάνες. Πάντως, τα έξοδα που αναφέρετε στο ερώτημά σας, δεν εντάσσονται στις περιπτώσεις μη εκπιπτόμενων δαπανών του άρθρου 23.

Συνεπώς, οποιαδήποτε επιχειρηματική δαπάνη πληροί τα κριτήρια του άρθρου 22 και συγχρόνως δεν εμπίπτει στον περιοριστικό κατάλογο των μη εκπιπτόμενων δαπανών του άρθρου 23, εκπίπτει από τα ακαθάριστα έσοδα της επιχείρησης (Πολ. 1113/2015).

Τα κριτήρια του άρθρου 22 του ΚΦΕ, είναι:
α) Οι δαπάνες να πραγματοποιούνται προς το συμφέρον της επιχείρησης ή κατά τις συνήθεις εμπορικές συναλλαγές της.
Συγκεκριμένα, στις δαπάνες της περίπτωσης αυτής εμπίπτει κάθε δαπάνη, που κρίνεται απαραίτητη από τον επιχειρηματία ή την διοίκηση της επιχείρησης, ανεξαρτήτως αν αυτή πραγματοποιείται δυνάμει νόμιμης ή συμβατικής υποχρέωσης.  Οι δαπάνες πρέπει να πραγματοποιούνται για την επίτευξη του επιχειρηματικού σκοπού, την ανάπτυξη των εργασιών, την βελτίωση της θέσης της επιχείρησης στην αγορά, με την αυστηρή προϋπόθεση αυτές να γίνονται στο πλαίσιο της οικονομικής αποστολής της, να αφορούν συνήθεις εμπορικές συναλλαγές  και να συμβάλλουν στη δημιουργία εσόδων (εισοδήματος). Με λίγα λόγια, οι δαπάνες πρέπει να αποβλέπουν στην διεύρυνση των εργασιών της επιχείρησης και στην αύξηση του κύκλου εργασιών της.  

β) Οι δαπάνες να αντιστοιχούν σε πραγματική συναλλαγή.

Ως προς την έννοια της πραγματικής συναλλαγής, διευκρινίζεται ότι οι δαπάνες δεν πρέπει να είναι εικονικές ή μερικώς εικονικές ή ανύπαρκτες, όπως ενδεικτικά είναι η δαπάνη που δεν έχει πραγματοποιηθεί άλλα έχει καταχωρισθεί στα τηρούμενα βιβλία ή αφορά σε συναλλαγές που δεν είναι πραγματικές ως προς το είδος, ή το πρόσωπο ή την αξία αυτών.
γ) Οι δαπάνες πρέπει να αποδεικνύονται με τα κατάλληλα δικαιολογητικά και να εγγράφονται στα λογιστικά αρχεία (βιβλία) της επιχείρησης την περίοδο που πραγματοποιούνται .

Επομένως, οι δαπάνες θα πρέπει να έχουν καταχωρισθεί στα τηρούμενα βιβλία του φορολογικού έτους που αυτές έχουν πραγματοποιηθεί με βάση τα κατάλληλα δικαιολογητικά. Διευκρινίζεται ότι, μετά την εφαρμογή των διατάξεων των ΕΛΠ (Ν 4308/2014), η έννοια των δικαιολογητικών είναι ευρύτερη των γνωστών μας φορολογικών στοιχείων και περιλαμβάνει κάθε πρόσφορο δικαιολογητικό, όπως π.χ., δημόσια ή ιδιωτικά έγγραφα, συμβάσεις, απολογιστικά στοιχεία (π.χ. αποσβέσεις), η υποβληθείσα δήλωση στην περίπτωση ιδιοχρησιμοποίησης, προσκλήσεις και έντυπο υλικό συμμετοχής σε εμπορικές εκθέσεις κ.λπ. Ακόμη και σε περίπτωση απώλειας των πρωτότυπων φορολογικών στοιχείων, θα λαμβάνονται υπόψη και επικυρωμένα φωτοαντίγραφα των στοιχείων αυτών από τον εκδότη τους (Πολ. 1113/2015). Οι δαπάνες του ερωτήματος, εκτός από την καταχώριση στο απλογραφικό βιβλίο, μπορούν να αναγράφονται σε αναλυτική κατάσταση και να τηρείται ιδιαίτερο αρχείο (φάκελος) για κάθε ταξίδι, με τα σχετικά δικαιολογητικά που αποδεικνύουν τις μετακινήσεις, διαμονές κ.λπ.

Ωστόσο, τα ανωτέρω συνιστούν μεν τα γενικά κριτήρια έκπτωσης των δαπανών, αλλά η κάθε δαπάνη πρέπει να εξετάζεται ως ξεχωριστή περίπτωση, από την αρμόδια ελεγκτική αρχή και με βάση τα ιδιαίτερα χαρακτηριστικά αυτής. Γενικώς, θα πρέπει ο ασκών επιχειρηματική δραστηριότητα να μπορεί να αποδείξει (αν αυτό απαιτηθεί) ότι η δαπάνη έγινε με σκοπό την δημιουργία εσόδων και στόχος, ασφαλώς, ήταν η αύξηση αυτών (των εσόδων).
Τέλος, ως προς τον χρόνο έκπτωσης, οι δαπάνες εκπίπτουν από τα ακαθάριστα έσοδα του φορολογικού έτους το οποίο αφορούν.

Β. ΦΠΑ

Ο ΦΠΑ των δαπανών του ερωτήματος δεν εκπίπτει από τον φόρο των εκροών.

Σύμφωνα με την παρ. 4 του άρθρου 30 του Κώδικα ΦΠΑ (Ν 2859/2000), δεν παρέχεται δικαίωμα έκπτωσης του φόρου με τον οποίο έχουν επιβαρυνθεί, μεταξύ άλλων και οι δαπάνες:   στέγασης, τροφής, ποτών, μετακίνησης και ψυχαγωγίας για το προσωπικό ή τους εκπροσώπους της επιχείρησης, καθώς και οι δαπάνες καυσίμων, επισκευής, συντήρησης, μίσθωσης και κυκλοφορίας γενικά, των επιβατικών αυτοκινήτων ιδιωτικής χρήσης μέχρι εννέα (9) θέσεων, μοτοσικλετών και μοτοποδηλάτων (Βλέπε: Πολ. 1097/2016 και 1052/2017).

Στις περιπτώσεις που ο ΦΠΑ δαπανών, βάσει συγκεκριμένης διάταξης, δεν εκπίπτει από τον ΦΠΑ των εκροών, αυτός ενσωματώνεται στην αρχική δαπάνη και εκπίπτει συνολικά, για σκοπούς φορολογίας εισοδήματος.