Απογραφή αδειων στο OpenBusiness

Πολλές επιχειρήσεις στην Ελλάδα λειτουργούν εδώ και χρόνια με άδειες που εκδόθηκαν πολύ πριν από την εφαρμογή του σύγχρονου πλαισίου αδειοδότησης. Για τους περισσότερους επαγγελματίες, η άδεια λειτουργίας βρίσκεται σε κάποιον φάκελο στο αρχείο της επιχείρησης και θεωρείται ότι αρκεί για τη νόμιμη λειτουργία της.

Ωστόσο, η μετάβαση στη νέα ψηφιακή εποχή της δημόσιας διοίκησης φέρνει μία ακόμη υποχρέωση για πολλές από αυτές τις επιχειρήσεις: την απογραφή τους στο πληροφοριακό σύστημα OpenBusiness.mindev.gov.gr του Υπουργείου Ανάπτυξης.

Η διαδικασία δεν αφορά όλους, αλλά αφορά χιλιάδες επιχειρήσεις που λειτουργούν με παλαιό καθεστώς αδειοδότησης με άδειες που έχουν εκδοθεί προ 2017 αλλά την επικαιροποίηση αυτών που έχει εκδοθεί το 2017 μέσω notifybusiness.gov.gr. Και, όπως επισημαίνουν οι ειδικοί, δεν πρόκειται για μία απλή ηλεκτρονική καταχώριση, αλλά για μια διαδικασία που απαιτεί σωστή προετοιμασία και έλεγχο των στοιχείων της επιχείρησης. Η σχετική προθεσμία έχει παραταθεί έως τις 31 Δεκεμβρίου 2026, δίνοντας χρόνο στους επαγγελματίες να ολοκληρώσουν τις απαιτούμενες ενέργειες χωρίς πρόσθετη οικονομική επιβάρυνση.

Ας δούμε 7 κρίσιμα χρηστικά ερωτήματα και μια σημαντική συμβουλή σχετικά με το ζήτημα αυτό που εκτιμάται ότι αφορά 200 χιλιάδες και πλέον επιχειρήσεις.

1.Τι είναι το OpenBusiness

Το OpenBusiness αποτελεί το νέο πληροφοριακό σύστημα μέσω του οποίου εκδίδονται οι άδειες γνωστοποιήσεις λειτυοργίας αλλά και ψηφιοποιούνται οι διαδικασίες αδειοδότησης και γνωστοποίησης οικονομικών δραστηριοτήτων. Στόχος του είναι να δημιουργηθεί ένας ενιαίος ηλεκτρονικός φάκελος για κάθε επιχείρηση, μέσα στον οποίο θα συγκεντρώνονται τα στοιχεία της δραστηριότητας, οι άδειες, οι γνωστοποιήσεις και κάθε μεταβολή που πραγματοποιείται κατά τη διάρκεια της λειτουργίας της.Με τον τρόπο αυτό μειώνεται σημαντικά η γραφειοκρατία, ενώ οι επιχειρήσεις αποκτούν έναν πλήρη ψηφιακό φάκελο που θα χρησιμοποιείται τόσο στις διοικητικές διαδικασίες όσο και στους ελέγχους των αρμόδιων αρχών.

2.Τι σημαίνει «απογραφή»;

Η λέξη απογραφή δημιουργεί συχνά σύγχυση.Στην πραγματικότητα δεν πρόκειται για νέα άδεια λειτουργίας, ούτε σημαίνει ότι η επιχείρηση πρέπει να περάσει ξανά από τη διαδικασία αδειοδότησης.

Η απογραφή είναι η διαδικασία με την οποία καταχωρίζονται στο OpenBusiness:

τα στοιχεία της επιχείρησης,

η εγκατάσταση,

η δραστηριότητα,

και το αποδεικτικό της νόμιμης λειτουργίας της.

Μετά την ολοκλήρωση της διαδικασίας δημιουργείται ο ηλεκτρονικός φάκελος της επιχείρησης στο νέο πληροφοριακό σύστημα.

3.Ποιες επιχειρήσεις αφορά;

Η υποχρέωση αφορά επιχειρήσεις που λειτουργούν με άδειες ή εγκρίσεις οι οποίες είχαν εκδοθεί πριν από την εφαρμογή του νέου συστήματος αδειοδότησης και υπάγονται στις δραστηριότητες του ν. 4442/2016.

Ενδεικτικά, στο OpenBusiness έχουν ενταχθεί σταδιακά δραστηριότητες όπως:

επιχειρήσεις μεταποίησης,

καταστήματα υγειονομικού ενδιαφέροντος,

τουριστικές δραστηριότητες,

επιχειρήσεις αισθητικής και ευεξίας,

δραστηριότητες εκπαίδευσης,

κοινωνικής μέριμνας,

εγκαταστάσεις εξυπηρέτησης οχημάτων,

κτηνοτροφικές εγκαταστάσεις.

Αντίθετα, υπάρχουν δραστηριότητες που εξακολουθούν να αδειοδοτούνται με ειδικό θεσμικό πλαίσιο και δεν υπάγονται στη διαδικασία απογραφής μέσω του OpenBusiness, όπως για παράδειγμα τα φαρμακεία και άλλες ειδικές κατηγορίες επαγγελματικών δραστηριοτήτων.

4.Πώς γίνεται η διαδικασία;

Η απογραφή πραγματοποιείται ηλεκτρονικά μέσω της πλατφόρμας OpenBusiness.

Η διαδικασία περιλαμβάνει:

είσοδο στο σύστημα με κωδικούς Taxisnet,

δημιουργία ή επιβεβαίωση του οικονομικού φορέα,

καταχώριση της εγκατάστασης,

επιλογή της δραστηριότητας,

υποβολή της απογραφής,

επισύναψη του αποδεικτικού αδειοδότησης,

οριστική υποβολή.

Με την ολοκλήρωση της διαδικασίας η δραστηριότητα αποκτά τον ηλεκτρονικό της φάκελο.

5.Χρειάζεται να ανεβάσουν όλα τα παλιά δικαιολογητικά;

Όχι. Κατά την απογραφή δεν απαιτείται η εκ νέου υποβολή ολόκληρου του φακέλου που είχε κατατεθεί πριν από πολλά χρόνια στις υπηρεσίες της Περιφέρειας ή του Δήμου.Στην παρούσα φάση καταχωρίζεται κυρίως το αποδεικτικό της νόμιμης λειτουργίας της επιχείρησης.Στη συνέχεια, όπου προβλέπεται από τη νομοθεσία, αναρτώνται τα απαιτούμενα δικαιολογητικά που οφείλει να τηρεί η επιχείρηση στον φάκελό της.

6.Γιατί χρειάζεται προσοχή;

Παρότι η διαδικασία πραγματοποιείται ηλεκτρονικά, κάθε επιχείρηση έχει διαφορετικά χαρακτηριστικά. Πολλές επιχειρήσεις λειτουργούν με άδειες που έχουν εκδοθεί πριν από δεκαετίες. Στο μεταξύ μπορεί να έχουν πραγματοποιηθεί αλλαγές στη διαρρύθμιση των χώρων, να έχουν προστεθεί νέος εξοπλισμός, να έχουν μεταβληθεί οι δραστηριότητες ή ακόμη και να έχουν τροποποιηθεί οι χρήσεις των εγκαταστάσεων.

Σε αρκετές περιπτώσεις, τα στοιχεία που αναγράφονται στην παλιά άδεια δεν ταυτίζονται πλήρως με τη σημερινή εικόνα της επιχείρησης. Αυτό σημαίνει ότι πριν από την απογραφή είναι σημαντικό να διαπιστωθεί εάν ο διοικητικός και τεχνικός φάκελος είναι πλήρης και εάν απαιτούνται επικαιροποιήσεις πριν από την ηλεκτρονική καταχώριση.

7.Μέχρι πότε υπάρχει προθεσμία;

Η προθεσμία για την απογραφή των υφιστάμενων δραστηριοτήτων έχει παραταθεί έως τις 31 Δεκεμβρίου 2026.Μετά την ημερομηνία αυτή, η διαδικασία εξακολουθεί να μπορεί να πραγματοποιηθεί, όμως η νομοθεσία προβλέπει την καταβολή παραβόλου ύψους 200 ευρώ για την εκπρόθεσμη απογραφή.Για τον λόγο αυτό, οι αρμόδιες υπηρεσίες συνιστούν στις επιχειρήσεις να μην περιμένουν την τελευταία στιγμή.

Μια βασική συμβουλή. Ο έλεγχος του φακέλου μπορεί να αποτρέψει μελλοντικά προβλήματα

Η απογραφή αποτελεί ουσιαστικά την πρώτη φορά που πολλές επιχειρήσεις καλούνται να συγκεντρώσουν και να οργανώσουν ψηφιακά όλα τα στοιχεία της λειτουργίας τους. Για τον λόγο αυτό, αρκετοί επαγγελματίες επιλέγουν να προηγηθεί ένας συνολικός έλεγχος του φακέλου της επιχείρησης.Ο έλεγχος αυτός μπορεί να αναδείξει ζητήματα που συχνά περνούν απαρατήρητα, όπως:

αποκλίσεις μεταξύ της άδειας και της πραγματικής εγκατάστασης,

ελλείψεις σε απαιτούμενα δικαιολογητικά,

αλλαγές που δεν είχαν δηλωθεί,

ανάγκη επικαιροποίησης τεχνικών στοιχείων,

εκκρεμότητες που θα μπορούσαν να δημιουργήσουν προβλήματα σε μελλοντικό διοικητικό ή επιτόπιο έλεγχο.

Σε αυτό το στάδιο, η συμβολή μηχανικού με εμπειρία στις αδειοδοτήσεις επιχειρήσεων μπορεί να αποδειχθεί ιδιαίτερα σημαντική. Ο μηχανικός μπορεί να αξιολογήσει τη νομιμότητα της εγκατάστασης, να ελέγξει εάν η άδεια καλύπτει τη σημερινή λειτουργία της επιχείρησης, να εντοπίσει τυχόν ελλείψεις και να οργανώσει τον ηλεκτρονικό φάκελο πριν από την οριστική υποβολή στο OpenBusiness.Έτσι, η απογραφή δεν αντιμετωπίζεται ως μια απλή διαδικασία καταχώρισης στοιχείων, αλλά ως μια ευκαιρία συνολικής τακτοποίησης του αδειοδοτικού φακέλου της επιχείρησης.

Το βασικό μήνυμα

Η απογραφή στο OpenBusiness δεν είναι απλώς μία ακόμη ηλεκτρονική υποχρέωση. Είναι το πρώτο βήμα για τη δημιουργία του ψηφιακού φακέλου κάθε επιχείρησης και για την προσαρμογή της στο νέο μοντέλο αδειοδότησης που εφαρμόζει πλέον η δημόσια διοίκηση. Για πολλές επιχειρήσεις αποτελεί ταυτόχρονα μια ευκαιρία να ελεγχθεί συνολικά ο φάκελος αδειοδότησης, να επικαιροποιηθούν στοιχεία που έχουν αλλάξει με την πάροδο των ετών και να διασφαλιστεί ότι η πραγματική εικόνα της εγκατάστασης συμβαδίζει με τα στοιχεία που θα καταχωριστούν στο νέο πληροφοριακό σύστημα. Η σωστή προετοιμασία σήμερα μπορεί να γλιτώσει χρόνο, κόστος και διοικητικές εκκρεμότητες στο μέλλον, ιδιαίτερα για επιχειρήσεις που λειτουργούν εδώ και πολλά χρόνια και δεν έχουν επανεξετάσει τον φάκελο αδειοδότησής τους από την ημέρα που έλαβαν την πρώτη τους άδεια λειτουργίας.

Πηγη: https://www.enikos.gr
Του Μάνου Κρανίδη,  Πολιτικός Μηχανικός ΕΜΠ, MSc, CEO «KRAMA PROPERTY»,Γραμματέας Ενημέρωσης ΠΟΜΙΔΑ,  Δημοτικός Σύμβουλος Χαλανδρίου